Inbox by Google: e-mail als een takenlijst

Ik herinner me nog de productiviteitstraining die ik in 2001 kreeg. “Gebruik e-mail nooit als uw takenlijst” was één van de belangrijkste lessen. Ondertussen is er veel veranderd en gebruiken we onze mailbox op een heel andere manier. Gelukkig is er Inbox, een nieuwe gebruikersinterface voor Gmail die breekt met het verleden.

E-mail zoals de bomma dat deed

openklapperVroeger was e-mail een systeem om berichten van persoon A naar persoon B te sturen. Een elektronische brief. Geleidelijk aan werd het meer gebruikt om informatie breed te verspreiden. Ja, gij daar, met uw 25 collega’s in cc. In het tijdperk van mobiele devices is e-mail verder uitgegroeid tot een universeel notificatiesysteem. “You’ve got mail” is een evidentie waar we niet aan herinnerd hoeven te worden. Maar “Iemand liet een commentaar na bij jouw Instagram foto” is een voorbeeld van een statusmail die vermijdt dat je elk platform manueel moet gaan checken.

Mijn eigen inbox zero systeem

meeting requestZelf gebruik ik al jaren een aangepaste versie van de “inbox zero” methode. Het komt erop neer dat ik e-mails niet probeer te organiseren, maar ze beschouw als een stream waarbij ik nooit meer verder terug kijk dan het laatst bekeken item. Zit er iets tussen wat ik moet behandelen en ik kan het op minder dan één minuut doen dan doe ik dat onmiddellijk. Vraagt het meer tijd, dan flag ik dat als een taak en doe ik dat ‘s avonds. Ik heb nooit een backlog aan ‘mails te lezen’, simpelweg omdat ik met dit systeem de meeste mails negeer. 95% van mijn mails staan ongelezen in mijn inbox. Mijn “postvak IN” bij Gmail telt momenteel 22.798 ongelezen mails.

Inbox: mails als notificaties behandelen

KnipselDe filosofie die ik voor mijn e-mails gebruik wordt perfect door Inbox ondersteund: je ziet de mails die nog te behandelen zijn per categorie, je klikt één keer op het vinkje om de mails als behandeld te markeren en je ziet ze nooit meer terug. Zit er een mail tussen die je als taak moet beschouwen dan pin je die vast. Is het iets wat je niet onmiddellijk kan behandelen, bijvoorbeeld een vraag om volgende week contact op te nemen, dan gebruik je het reminder knopje in plaats van het vinkje.

Taakgebaseerd

overzichtHet gaat zelfs zo ver dat je zelf dingen aan je takenlijst kan toevoegen. Veel mensen sturen een mail naar zichzelf als ze iets niet mogen vergeten. Inbox speelt hierop in en laat je eenvoudig een reminder voor jezelf posten. Dit komt samen met de gepinde mails en de mails waarvoor je een reminder instelde in je takenlijst.

Stream

Screenshot_2014-10-28-10-41-13De gebruikersinterface van Inbox is als een stream georganiseerd. De verschillende categorieën klappen open en dicht. Naar beneden bladeren geeft je een endless scroll list naar het verleden. Wanneer er attachments aan een mail hangen dan kan je die aanklikken zonder de mail te moeten openen. Mails openen ook niet in een pop-over of een nieuw venster, maar klappen in de stream uit, net zoals bij Twitter. Ik vermoed dat er nog meer mail preview functies gaan geïmplementeerd worden. Zo krijg je vandaag bij het openen van een vergaderverzoek een lege mail te zien. Het zou leuk zijn moest je daar de afspraak in je agenda zien staan.

Conclusie: doen!

Stop met tijd te verliezen in je mailbox. Inbox is een tool die een andere manier van omgaan met e-mail ondersteunt. Probeer het een weekje en je zal zien dat je er snel aan went. Bovendien is er zowel een webinterface als een mobiele applicatie, die bovendien perfect in sync blijft op meerdere devices. Voorlopig is het wel nog op een invite wachten, want Inbox is nog niet voor iedereen beschikbaar.

 

One thought on “Inbox by Google: e-mail als een takenlijst

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s